Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

SAIA CORE, con domicilio en Colombia y correo electrónico info@saiacore.com, es el Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma. Para solicitudes formales relacionadas con datos personales, ejercicio de derechos o reporte de incidentes, el canal oficial es info@saiacore.com.

Recopilamos los siguientes tipos de datos:

(a) Datos de identificación: nombre completo, correo electrónico, número de identificación cuando lo proporcionás.

(b) Datos de la organización: razón social, sector, tamaño del equipo, NIT cuando aplique.

(c) Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, registros de acceso y de actividad.

(d) Datos de uso: páginas visitadas, acciones realizadas dentro del Servicio, fechas y horas de actividad, configuración de preferencias.

(e) Contenido cargado: documentos, formularios, plantillas, datos de flujos, firmas electrónicas. Este contenido es propiedad del Cliente y SAIA actúa como Encargado del Tratamiento.

(f) Datos de pago: procesados directamente por Wompi (Bancolombia S.A.). SAIA no almacena números completos de tarjeta de crédito ni códigos CVV.

Tratamos tus datos personales con las siguientes finalidades:

(a) Crear, administrar y mantener tu cuenta y la de tu organización.

(b) Prestar el Servicio contratado y todas sus funcionalidades.

(c) Procesar pagos, emitir facturas y atender obligaciones tributarias.

(d) Brindar soporte técnico y atender consultas o solicitudes.

(e) Enviar comunicaciones operativas necesarias (renovaciones, recordatorios de fin de prueba, notificaciones de seguridad, cambios en los Términos).

(f) Cumplir obligaciones legales, contables, regulatorias o judiciales aplicables a SAIA.

(g) Mejorar el Servicio, desarrollar nuevas funcionalidades y realizar análisis estadísticos agregados y anonimizados.

(h) Prevenir, detectar e investigar fraude, uso indebido del Servicio o violaciones a estos Términos.

Las comunicaciones de marketing o promocionales solo se envían con tu consentimiento previo, expreso e informado, y podés retirarlo en cualquier momento desde el panel o escribiendo a info@saiacore.com.

El tratamiento de tus datos personales se basa en: (a) tu consentimiento previo, expreso e informado, otorgado al crear la cuenta y aceptar esta Política; (b) la ejecución del contrato del Servicio; (c) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a SAIA; (d) los intereses legítimos de SAIA para mantener la seguridad del Servicio, prevenir fraude y mejorar la experiencia de uso, siempre balanceados con tus derechos. Cuando el tratamiento dependa exclusivamente del consentimiento, podés retirarlo en cualquier momento.

SAIA no vende, alquila ni cede comercialmente tus datos personales. Compartimos información estrictamente necesaria con encargados que procesan datos en nuestro nombre, bajo acuerdos de confidencialidad y conforme a la normativa aplicable:

(a) Wompi (Bancolombia S.A.) — procesamiento de pagos electrónicos.

(b) Google Drive (Google LLC) y OneDrive (Microsoft Corp.) — integración para almacenamiento de archivos si el usuario activa esa funcionalidad. La conexión se realiza mediante OAuth y los archivos permanecen en la cuenta del usuario.

(c) Proveedor de envío de correos transaccionales (por ejemplo, Resend) — envío de notificaciones operativas.

(d) Proveedores de infraestructura en la nube que alojan la plataforma y sus bases de datos.

(e) Asesores legales, contables o auditores cuando sea necesario y bajo deber de confidencialidad.

Podemos compartir datos con autoridades competentes cuando exista una orden judicial, requerimiento administrativo legítimo o cuando lo exija la ley.

Algunos de nuestros proveedores procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea (por ejemplo, infraestructura en la nube y servicios de Google o Microsoft). Estas transferencias internacionales se realizan amparadas en cláusulas contractuales tipo, mecanismos de adecuación reconocidos o tu consentimiento expreso, conforme al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Conservamos tus datos personales durante la vigencia de tu suscripción y hasta treinta (30) días después de la terminación, plazo destinado a permitir la exportación de información. Los datos asociados a facturación, contabilidad y obligaciones tributarias se conservan por el plazo legal exigible en Colombia (típicamente diez años). Los registros de auditoría asociados a firmas electrónicas se conservan por el período de validez probatoria correspondiente a cada documento firmado.

Como titular de datos personales tenés derecho a:

(a) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos personales.

(b) Solicitar prueba del consentimiento otorgado, salvo cuando este no sea requerido por la ley.

(c) Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.

(d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.

(e) Revocar el consentimiento otorgado y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

(f) Acceder de forma gratuita a tus datos personales tratados por SAIA.

Para ejercer cualquiera de los derechos anteriores enviá una solicitud a info@saiacore.com indicando: (a) nombre completo del titular; (b) descripción precisa del derecho que ejercés y los hechos que dan lugar a la solicitud; (c) datos de contacto para respuesta; (d) documentos que respalden la solicitud cuando aplique. Daremos respuesta dentro del plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales cuando la complejidad del caso lo amerite, conforme al Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

SAIA aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción accidental: cifrado en tránsito mediante TLS, cifrado de información sensible en reposo, control de acceso basado en roles, segmentación lógica por tenant, registros de auditoría de operaciones críticas, respaldos periódicos y revisiones de seguridad. Ningún sistema en línea es absolutamente seguro; en caso de incidente que afecte datos personales, SAIA notificará a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.

Usamos cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del Servicio (gestión de sesión, preferencia de idioma, seguridad CSRF) y, opcionalmente, cookies analíticas anonimizadas para entender el uso agregado del sitio web y mejorar la experiencia. No utilizamos cookies publicitarias de terceros ni vendemos información a redes de publicidad. Podés gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador; deshabilitar cookies necesarias puede afectar funcionalidades del Servicio.

SAIA podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Las versiones se identifican por la fecha de última actualización en la parte superior del documento. Los cambios sustanciales se notificarán con preaviso de treinta (30) días por correo electrónico y/o aviso destacado dentro del Servicio. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia implica aceptación de la versión vigente.

Para consultas, solicitudes de ejercicio de derechos, reportes de incidentes o cualquier comunicación relativa a esta Política, escribinos a info@saiacore.com.